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检测行业中,原始记录抄在纸上,再录入计算机可以吗?

实验室电子版原始记录的使用规范
 
在实验室工作中,对于能否使用电子版原始记录,业界已达成共识。

RB/T214《检验检测机构资质认定通用要求》虽已正式废止,不再作为评审依据,但标准并未作废,其中明确指出,检验检测机构应获得检验检测活动所需的数据和信息,并对其信息管理系统进行有效管理。当利用计算机或自动化设备对检验检测数据进行采集、处理、记录、报告、存储或检索时,检验检测机构应:

1. 将自行开发的计算机软件形成文件,使用前确认其适用性,并进行定期确认、改变或升级后再次确认,应保留确认记录;
2. 建立和保持数据完整性、正确性和保密性的保护程序;
3. 定期维护计算机和自动设备,保持其功能正常。

由此可知,使用自动化设备采集数据时,需保存相应的电子版记录。有人会问,手写的原始记录能否誊抄后保存为电子版?

相关团体标准表明,计量电子原始记录的录入方式包括人工录入、采集仪器发送的数据或接收自动测量系统发送的包含计量数据的文件。在人工录入方式中,可先在纸质材料上记录原始观察数据,再录入电子设备,同时需保存原纸质记录或通过扫描、复印、照相等方式保存,二者可作为一个整体作为电子记录,且电子记录的记载方式可混合使用上述多种方式。


这种保存电子版原始记录的方式是被允许的,但有两点注意事项:

1. 电子版原始记录修改时,必须留下修改痕迹。
2. 电子版原始记录模板必须可控,有唯一受控编号。

更多具体要求可查阅相关标准,电子版记录的保存已是行业发展趋势。